Excel genügt für Offerten, solange ein Betrieb wenige schreibt und eine Person alle kennt. Es kommt an seine Grenze, wenn Offerten verfolgt, geändert und nach dem Auftrag mit der Realität verglichen werden müssen: Wer hat angenommen, wer nicht, was kostet der Nachtrag, was war die Marge? Ab dort ersetzt eine Elektro-Software nicht die Tabelle, sondern die Handarbeit rundherum. Ihre Kunden- und Artikellisten nehmen Sie aus Excel mit.
Was Excel gut kann — und warum es so lange hält
Eine Excel-Offerte ist eine Tabelle, die als Vorlage dient: Positionen, Mengen, Preise, Summe, Briefkopf, und beim Versenden ein PDF oder ein Ausdruck. Das hat Gründe, die nichts mit Bequemlichkeit zu tun haben. Die Vorlage gehört dem Betrieb, jede Zelle ist frei, und es kostet nichts, sie anzupassen. Wer fünf Offerten im Monat schreibt, braucht dafür keine zusätzliche Software, und dieser Beitrag redet niemandem ein, es sei anders.
Die Frage ist darum nicht, ob Excel «schlecht» ist, sondern an welcher Stelle der Betrieb für das Drumherum mehr Zeit aufwendet als für die Offerte selbst.
Fünf Zeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt
- Niemand weiss, welche Offerten offen sind. Die Antwort steht in Ordnern, Mails und im Kopf. Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt.
- Eine Preisänderung muss in jeder Datei nachgezogen werden. Der Stundenansatz oder ein Materialpreis steht in zwanzig Vorlagen; welche aktuell ist, sieht man der Datei nicht an.
- Die Offerte und der Rapport sind zwei verschiedene Welten. Was offeriert wurde, wird am Ende von Hand mit dem verglichen, was wirklich verrechnet wurde.
- Nachträge entstehen als «Offerte_v3_neu.xlsx». Welche Fassung gilt, entscheidet die Erinnerung — und im Streit mit der Bauherrschaft das Datum der Datei.
- Die Rechnung wird aus der Offerte abgetippt. Jede Zahl, die ein zweites Mal erfasst wird, ist eine mögliche Abweichung.
Treffen zwei oder drei davon zu, kostet das Drumherum mehr als eine Software. Trifft keines zu, bleiben Sie bei Excel.
Was eine Elektro-Software anders macht
Eine Elektro-Software führt Offerte, Auftrag, Rapport und Rechnung als Stationen derselben Sache, statt als vier Dateien. Bei elektro.box heisst das konkret:
- Eine Offerte ist ein Beleg. Offerte, Rapport und Rechnung sind Belege desselben Systems; was in der Offerte steht, kommt nicht per Abtippen in die Rechnung. Wie sich eine Betriebssoftware insgesamt beurteilen lässt, steht in «Handwerkersoftware für den Elektrobetrieb».
- Die Gültigkeitsdauer ist eine Einstellung, nicht ein Satz, der in jeder Vorlage von Hand nachgeführt wird. Dasselbe gilt für das Präfix der Belegnummer, den Begleittext und den Standardtext über den Positionen. Er lässt sich im einzelnen Beleg frei ändern.
- Der Kundenrabatt kommt von selbst. Ist beim Kunden ein Rabatt hinterlegt, wird er in neue Offerten und Rechnungen dieses Kunden übernommen.
- Der Kunde nimmt online an. Die angenommene Offerte steht mit Unterschrift, gewählten Optionen und signiertem PDF an einer Stelle, statt als Foto einer unterschriebenen Seite in einer Mail.
- Nachfassen ist eine Einstellung, die Sie einschalten. Sie ist ausgeschaltet, solange Sie es nicht tun. Eingeschaltet schickt elektro.box eine Mail an die Kundschaft, wenn eine versendete Offerte unbeantwortet bleibt, mit dem Link zur selben Offerte, ein erstes Mal nach 1 bis 90 Tagen, je nach Einstellung. Es hört auf, sobald die Offerte angenommen, abgelehnt, zur Änderung zurückgegeben, abgelaufen oder durch eine neuere ersetzt ist. Einem einzelnen Kunden lässt sich das Nachfassen abstellen.
- Der Auftragswert ist die Ur-Offerte plus die bewilligten Nachträge. Wie ein Nachtrag überhaupt entsteht und wann er besser als Regie läuft, steht in «Nachtrag, Regie oder Pauschal».
- Die Offerte kennt ihre Marge. Am Auftrag steht die Marge der Offerte (netto) neben den tatsächlich erfassten Stunden und Kosten — dort, wo man bisher zwei Dateien nebeneinander legen musste.
- Eine Offerte lässt sich in Rapporte aufteilen, je Etappe, Stockwerk oder Tag, wenn ein Auftrag nicht an einem Stück ausgeführt wird.
- Die Positionen kommen aus dem Artikelstamm und, wo Sie die Lizenz haben, aus dem Steiger-Katalog. Zur Rolle des NPK: «NPK-Kalkulation für den Elektrobetrieb».
Was dazugehört, wenn aus der Offertensoftware eine Betriebssoftware wird, ordnet «ERP und CRM für Elektriker» ein.
Was Sie aus Excel mitnehmen
Für den Wechsel brauchen Sie keine Datenbank, nur Ihre Listen:
- Kunden. Unter «Kunden importieren» laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei (XLSX) hoch, höchstens 5 MB und 5'000 Kunden. Die erste Zeile gilt als Kopfzeile. Sie ordnen die Spalten den Feldern zu — Kundennummer, Firma oder Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Kontaktperson, Objekt —; elektro.box schlägt die Zuordnung aus den Spaltennamen vor, und Sie speichern sie als Vorlage. Mindestens eine Spalte muss den Namen oder die Firma enthalten.
- Artikel und Preise. Wer seine Materialpreise und Stundenansätze in einer Tabelle führt, legt sie im Artikelstamm an; der Import «Von Schoch importieren» liest nur ein Stammdatenblatt im alten Schoch-Excel-Format (
.xls) und ist keine allgemeine Excel-Schnittstelle. Für eine eigene Preisliste ist der Artikelstamm der Ort, an dem sie einmal sauber steht.
- Offene Offerten. Sie kommen nicht automatisch mit. Was bis zu einem Stichtag noch läuft, schliessen Sie in Excel ab; was darüber hinaus läuft, legen Sie in elektro.box neu an.
Der Ablauf eines Wechsels — Stichtag, Artikel, Stundenansätze, Kunden, offene Offerten — ist in «Wechsel von Schoch» für eine andere Ausgangslage beschrieben und gilt sinngemäss auch für Excel. Wer ein Buchhaltungsprogramm wie bexio hat, behält es: «bexio für Elektriker».
Wechseln in vier Schritten
- Die fünf Zeichen durchgehen. Wenn es nur eines ist, genügt oft eine bessere Ablage.
- Die beste Vorlage wählen. Preise, Texte und Gültigkeit werden zur Grundeinstellung; alles andere ist Ballast.
- Kunden und Artikel übernehmen, die Stundenansätze zuerst — sie wirken auf jede Offerte.
- Mit einer echten Offerte beginnen, nicht mit einer Probe: eine, die ohnehin geschrieben werden muss.
Was elektro.box sonst kann, steht auf Funktionen; wo es anbindet, auf Integrationen.
Häufige Fragen
Ist es falsch, Offerten in Excel zu schreiben?
Nein. Für wenige Offerten, die eine Person überblickt, ist es eine vernünftige Wahl. Es wird erst teuer, wenn Offerten verfolgt, geändert oder mit dem Rapport verglichen werden müssen.
Kann ich meine Kunden aus Excel in eine Elektro-Software übernehmen?
Bei elektro.box ja: Eine CSV- oder Excel-Datei (XLSX) mit höchstens 5 MB und 5'000 Kunden wird eingelesen, die Spalten ordnen Sie den Feldern zu und speichern die Zuordnung als Vorlage.
Muss ich alle alten Offerten übertragen?
Nein. Offene Offerten legen Sie neu an, abgeschlossene bleiben in Ihrer Ablage. Neue Offerten entstehen ab einem Stichtag nur noch in der Software.
Was ist der grösste Unterschied zu einer Excel-Vorlage?
Dass die Offerte nicht am Ende ihres Weges steht: Sie führt zum Auftrag, zum Rapport und zur Rechnung, ohne dass jemand die Zahlen erneut erfasst.
Quellen: Die Angaben zu elektro.box stammen aus dem Funktionsumfang des Produkts — Belege, Offerteneinstellungen, Nachfassen, Kundenimport, Artikelstamm, Aufteilung in Rapporte — und aus den Seiten Funktionen und Integrationen, Stand 6. Oktober 2026. Der Beitrag macht keine Aussagen über die Software oder die Preise anderer Anbieter und keine rechtlichen Aussagen. «Excel» ist der Name des jeweiligen Anbieters.