bexio für Elektriker: warum die Buchhaltung bleibt und die Elektro-Software davor gehört

Ein Elektrobetrieb mit bexio behält bexio für die Buchhaltung und führt Offerten, Rapporte, Regie und Rechnungen in einer Elektro-Software davor. Bei elektro.box heisst das: Belege entstehen in elektro.box, bexio erhält sie als Entwurf, und der Zahlungsstatus kommt aus bexio zurück. Es ist eine Ergänzung, kein Wechsel — die Buchhaltung und Ihr Treuhänder arbeiten weiter wie bisher.

⚠️ Was bexio selbst kann oder nicht kann, steht hier nicht, ausser dem, was wir in der API-Dokumentation von bexio gelesen haben (siehe Quellen). Beschrieben wird, was elektro.box mit bexio tut.

Ergänzen oder ersetzen: die Frage hinter «bexio Alternative»

Ein Buchhaltungsprogramm wie bexio führt die Bücher: Konten, Debitoren, Kreditoren, MWST. Eine Elektro-Software führt das, was davor geschieht: die Offerte nach NPK-Positionen, den Auftrag, den Rapport vom Einsatz, die Regie, den Nachtrag. Wer «bexio für Elektriker» sucht, hat meist keine Buchhaltungsfrage, sondern eine Frage nach dem Teil davor — und der lässt sich ergänzen, ohne die Bücher anzufassen.

Ersetzen lohnt sich nur, wenn der Betrieb auch die Buchhaltung wechseln will. Das ist eine eigene Entscheidung mit dem Treuhänder und hat mit der Offertenseite nichts zu tun. Zur Frage, was eine Elektro-Software mitbringen muss, siehe «Handwerkersoftware für den Elektrobetrieb» und «ERP und CRM für Elektriker».

Was zwischen elektro.box und bexio läuft

Unter «Integrationen» verbinden Sie bexio mit Ihrem Konto. Danach gilt:

• Belege gehen als Entwurf nach bexio. Ausgestellte Offerten und Rechnungen werden an bexio übertragen. elektro.box bleibt führend: Belegnummer und QR-Referenz stammen von hier, bexio erhält einen Entwurf und stellt nichts selbst aus.
• Der Zahlungsstatus kommt zurück. Bezahlt, teilweise bezahlt und offen werden aus bexio übernommen. Zahlungen werden nie an bexio übertragen; sie werden dort verbucht, wo das Geld eingeht.
• Der Abgleich läuft von selbst — alle 5 bzw. 10 Minuten — und lässt sich mit «Jetzt abgleichen» sofort anstossen.
• Je Bereich ein- und ausschaltbar. Die Übersicht «Abgleich je Bereich» zeigt für jeden Bereich — Rechnungen, Zahlungen, Offerten, Kontakte, Artikel und weitere —, ob er läuft, wie aktuell er ist und was Ihr bexio-Abo hergibt.

Wer elektro.box auch als Hauptbuch einsetzt, kann bexio zusätzlich nur lesen lassen: Die Bücher werden dann jede Nacht aus bexio gelesen und neben den eigenen Zahlen gezeigt. Das ist ein anderer Weg als der hier beschriebene und gehört in ein Gespräch mit dem Treuhänder.

Kontakte und Artikel übernehmen — ohne Dubletten

Beim ersten Anschluss importiert elektro.box Ihre bexio-Kontakte und Artikel einmalig. Bestehende Einträge werden verknüpft, nie überschrieben. Die Regeln im Einzelnen:

• Ein Kontakt gilt als bereits vorhanden, wenn die E-Mail-Adresse übereinstimmt (Gross- und Kleinschreibung zählen nicht). Dann wird er mit dem vorhandenen Kunden verknüpft, statt einen zweiten anzulegen.
• Ein Artikel gilt als vorhanden, wenn die Artikelnummer übereinstimmt.
• Was verknüpft statt neu angelegt wurde, meldet der Import als mögliche Dublette zurück. Er führt die Einträge nicht zusammen: Ob zwei Datensätze wirklich dieselbe Person sind, entscheidet jemand, der beide sieht.
• Eine Firma bleibt eine Firma, eine Person wird eine Privatperson — bexio unterscheidet beides bei Kontakten, und elektro.box übernimmt es.

Dubletten, die schon in bexio stehen — zwei Kontakte für dieselbe Firma —, bereinigen Sie dort; bexio hat dafür seine eigenen Mittel, die wir hier nicht beschreiben. Wer sie vor dem Import bereinigt, bekommt in elektro.box einen saubereren Kundenstamm.

Kontakte werden auf Wunsch danach laufend abgeglichen. Haben beide Seiten dasselbe Feld geändert, gilt der Stand von elektro.box, und die Überschreibung wird festgehalten, statt still zu geschehen.

Wenn elektro.box und bexio verschiedener Meinung sind

Zwei Systeme können über dieselbe Rechnung Verschiedenes sagen. elektro.box legt solche Fälle nicht beiseite, sondern zeigt sie unter «Widersprüche mit bexio». Typisch sind:

• Übertragen, aber mit anderer Summe. bexio hat die Rechnung angenommen und eine andere Summe errechnet — etwa wegen eines MWST-Satzes. Behebt man die Ursache in bexio, genügt «Erneut an bexio senden»; stimmt die Summe dann, schliesst sich der Widerspruch von selbst.
• Dort storniert, bei uns bezahlt. elektro.box storniert nicht von sich aus, weil dabei Zahlbetrag, Zahlungsdatum und Skonto gelöscht würden — der Widerspruch bliebe ohne Spur.
• Skonto. Ein Skonto, den bexio nicht abbilden kann, wird als eigener Widerspruch gemeldet. Was ein Skonto ist und wie er sich auf die Rechnung auswirkt, steht in «Rechnung nicht bezahlt».

«Quittieren» hält fest, dass jemand den Widerspruch gesehen hat und ihn so stehen lässt oder drüben korrigiert hat. Es ändert nichts an der Rechnung und nichts in bexio. Ein quittierter Widerspruch bleibt mit Datum und Notiz archiviert.

Der Anschluss in fünf Schritten

1. Klären, welche Bereiche laufen sollen. Belege und Zahlungsstatus sind der Kern; Kontakte und Artikel kommen beim Import dazu.
2. bexio unter «Integrationen» verbinden und den Zugriff pro Bereich prüfen («Zugriff prüfen»): Was Ihr bexio-Abo hergibt, zeigt bexio erst beim Aufruf.
3. Kontakte und Artikel importieren und die gemeldeten möglichen Dubletten durchgehen.
4. Eine Offerte und eine Rechnung als Probe übertragen und in bexio vergleichen: Nummer, Summe, MWST.
5. Mit dem Treuhänder abstimmen, dass er Entwürfe aus elektro.box erwartet und nicht mehr von Hand erfasst, was dort schon steht.

Wo elektro.box sonst anbindet, steht auf Integrationen; was das Produkt sonst tut, auf Funktionen. Wer von einer anderen Branchensoftware kommt: «Wechsel von Schoch».

Häufige Fragen

Kann ich bexio als Buchhaltung behalten und trotzdem eine Elektro-Software verwenden? Ja. Bei elektro.box entstehen Offerten, Rapporte und Rechnungen in elektro.box und gehen als Entwurf nach bexio; der Zahlungsstatus wird aus bexio zurückgelesen. Die Bücher bleiben in bexio.

Werden meine bexio-Kontakte beim Import überschrieben? Nein. Bestehende Einträge werden verknüpft, nie überschrieben. Stimmt die E-Mail-Adresse mit einem vorhandenen Kunden überein, verknüpft elektro.box beide und meldet es als mögliche Dublette.

Stellt elektro.box Rechnungen in bexio selbst aus? Nein. bexio erhält einen Entwurf; Belegnummer und QR-Referenz stammen aus elektro.box.

Was geschieht, wenn bexio eine andere Rechnungssumme errechnet? elektro.box zeigt den Fall unter «Widersprüche mit bexio». Nach der Korrektur in bexio senden Sie die Rechnung erneut; stimmt die Summe, schliesst sich der Eintrag von selbst.

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Quellen: Die Angaben zu elektro.box stammen aus dem Funktionsumfang des Produkts — bexio-Abgleich, Import von Kontakten und Artikeln, Widersprüche — und aus den Seiten Funktionen und Integrationen, Stand 4. Oktober 2026. Zu bexio gelesen: die API-Dokumentation unter docs.bexio.com, Stand 4. Oktober 2026, die Schnittstellen zum Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen und zum Ausstellen (Issue) einer Rechnung auflistet. Die Preis- und Funktionsseiten von bexio waren beim Verfassen nicht abrufbar; dieser Beitrag macht deshalb keine Aussage über deren Preise, Pakete oder Funktionen. «bexio» ist der Name des jeweiligen Anbieters.