Personal: ein eigener Bereich für Ihre Mitarbeitenden
Arbeitsmittel, Onboarding, Jahresgespräche, Hinweise und Mitarbeiterkonten stehen jetzt an einem Ort – mit einer Übersicht, bei wem noch etwas offen ist.
Unter Einstellungen → Bereiche lässt sich «Personal» einschalten. Die Übersicht zeigt für jede Person, was offen ist: fehlende Angaben, ausgegebene Arbeitsmittel, das Jahresgespräch des Jahres und was sie dem Betrieb schuldet. Den Bereich sehen nur die Inhaberin, der Inhaber, Mitarbeitende mit der Rolle HR und die Treuhand; die Hinweise sieht die Treuhand nicht.
Unter Arbeitsmittel erfassen Sie Werkzeug, Schlüssel, Laptops, Telefone, Zutrittskarten und Fahrzeuge. Jede Ausgabe und jede Rückgabe wird mit Datum festgehalten, und eine Checkliste legt fest, was eine neue Person erhält. Vor einem Austritt zeigt Kundenbox, was noch zurückkommen muss – ab 30 Tagen vor dem letzten Arbeitstag.
Das Onboarding führt Schritt für Schritt durch alles, was Lohn, Bewilligung und Notfall brauchen, und zeigt, was noch fehlt. Personalien, Ausweis, Familie, Notfallkontakte und Bankverbindung kann die neue Person auch selbst ausfüllen, über einen Link, der 30 Tage gilt; das Büro prüft die Angaben und übernimmt sie. Ausweis-Scans werden verschlüsselt gespeichert und sechs Monate nach dem Austritt gelöscht.
Für das Jahresgespräch stellt Kundenbox das Jahr einer Person zusammen: Arbeitszeit und Überstunden, Ferien, Absenzen, Aufträge und Rapporte, Bewilligungen und Qualifikationen. Ziele und Vereinbarungen halten Sie im Gespräch fest. Nach der Freigabe sieht die Person das Gespräch unter «Mein Lohn», kann es kommentieren und unterschreiben.
Unter Hinweise nennt Kundenbox Anlässe für ein Gespräch: viele Überstunden, nicht bezogene Ferien, überschrittene Höchstarbeitszeit oder Ruhezeit, häufige kurze Absenzen, fehlende Zeiterfassung und ablaufende Bewilligungen oder Ausweise. Ein besprochener Hinweis bleibt ruhig, bis sich der Wert deutlich ändert.
Unter Mitarbeiterkonten erfassen Sie, was Mitarbeitende dem Betrieb schulden: Bussen, Privatbezüge und Vorschüsse. Bei einer Busse auf einem Firmenfahrzeug schlägt Kundenbox anhand der Fahrzeugübergabe, der Zeiteinträge und der Termine vor, wer gefahren ist – bestätigen muss ein Mensch. Wer die Löhne in Kundenbox abrechnet, bekommt im nächsten Lohnlauf den Abzug vorgeschlagen; abgezogen wird nichts ohne Bestätigung, und beim Freigeben warnt Kundenbox, wenn ein Abzug unter das Existenzminimum ginge.