Digitalisation de l'artisanat en Suisse : pourquoi, dans une entreprise d'électricité, ce sont les obligations qui fixent l'ordre

Digitaliser l'artisanat ne signifie pas acheter un programme et y adapter ensuite le travail. Pour une entreprise d'électricité en Suisse, cela signifie amener les documents là où ils doivent être : le Rapport sur le chantier pour la signature, les valeurs mesurées à l'installation, le rapport de sécurité à la périodicité de contrôle. Et ce qui décide de l'étape à franchir en premier, ce n'est ni le fournisseur ni l'ordre de son introduction, mais l'obligation qui, dans l'entreprise, déclenche la première une échéance ou un fardeau de la preuve.

Pourquoi l'ordre ne commence pas par le logiciel

Les guides de digitalisation de l'artisanat suivent presque tous le même schéma : phase un, saisie du temps ; phase deux, offre et facture ; phase trois, gestion des clients ; phase quatre, matériel ; phase cinq, analyses. C'est l'ordre dans lequel un logiciel est introduit, et pour une entreprise de peinture ou de sanitaire, il est plausible.

Dans une entreprise d'électricité, c'est le mauvais ordre, et cela pour une raison qu'un plan général ne peut pas connaître : deux des documents les plus coûteux de l'entreprise d'électricité n'appartiennent pas du tout au mandat. Ils appartiennent à l'installation, on en a besoin des années plus tard, et pour l'un d'eux court un délai que personne dans l'entreprise n'a fixé.

Qui digitalise selon ce schéma dispose au bout de quatre mois d'une facturation impeccable — et des protocoles de mesure toujours sous forme de photos sur le téléphone d'un monteur qui travaille entre-temps ailleurs.

Les trois documents qui comptent en premier dans une entreprise d'électricité

Le Rapport de Regie, parce qu'il renverse le fardeau de la preuve. Selon l'art. 8 CC, la preuve incombe à celui qui déduit un droit d'un fait — pour des travaux en Regie, donc à l'entreprise pour ses propres prestations. Selon la jurisprudence du Tribunal fédéral, un Rapport signé par le client ou par la direction des travaux fonde une présomption naturelle de son exactitude ; c'est au client de la renverser par des objections étayées, et non à l'entreprise de la prouver. Un Rapport qui n'est établi qu'au bureau ne peut plus recueillir cette signature. Tout cela est détaillé dans la contribution « Faire signer le Rapport de Regie ».

Le protocole de mesure et d'essai, parce qu'il survit à l'installation. Il documente un état à un moment donné et sera de nouveau nécessaire lors du prochain contrôle — qui peut avoir lieu dix ou vingt ans plus tard. Un système qui range les documents au mandat les perd avec le mandat. Voir « Protocole de mesure et d'essai ».

Le rapport de sécurité, parce qu'il est lié à un délai qui vient de l'extérieur. Au moins six mois avant l'échéance de la périodicité de contrôle, le gestionnaire de réseau — dans certains cas l'ESTI — invite par écrit le propriétaire à remettre le rapport de sécurité. Celui-ci doit être remis d'ici la fin de la périodicité de contrôle ; le délai peut être prolongé d'un an au plus au-delà. S'il n'est pas remis malgré deux rappels, le gestionnaire de réseau confie l'exécution à l'ESTI. La procédure est décrite dans la contribution « Rapport de sécurité : délai dépassé ».

Ces trois documents ont une propriété commune qu'aucune saisie du temps n'a : ils ne peuvent pas être rattrapés plus tard. Une heure oubliée peut se reconstituer. Une signature qui n'a pas été recueillie sur place et une mesure que personne n'a notée ne se reconstituent pas.

L'ordre qui en découle

Quatre étapes, dans cet ordre, parce que chacune rend la suivante possible :

1. Saisir les installations, avec leur périodicité de contrôle. Pas les clients d'abord, mais les objets et les installations qu'ils contiennent. Ce n'est que lorsque l'entreprise sait quelle installation arrive à échéance et quand que le contrôle périodique cesse d'être une surprise et devient un carnet de mandats planifiable.
2. Mettre le Rapport sur le téléphone, avec signature sur place. Y compris les valeurs mesurées par circuit et y compris la Regie, séparée du mandat. C'est l'étape qui sauve de l'argent au lieu d'économiser du temps.
3. Rattacher les documents à l'installation, pas au mandat. Schéma, protocole de mesure, rapport de sécurité, photos. Quand le mandat est clôturé, le dossier reste.
4. Ensuite seulement l'offre, la facture et l'analyse. Cette chaîne est importante, mais elle peut être rattrapée, et elle fonctionne de toute façon mieux quand l'objet, l'installation et le Rapport sont déjà en ordre.

L'ordre n'est pas une affaire de goût. L'étape deux sans l'étape un produit des Rapports qui ne sont rattachés à aucune installation ; l'étape quatre sans l'étape deux produit des factures qui, en cas de litige, ne prouvent rien.

Ce qu'un plan de digitalisation général ne voit pas

Client, objet et installation sont trois choses. Le client est la gérance immobilière, l'objet l'immeuble, l'installation le tableau qui s'y trouve. Ce qui change, c'est presque toujours le client ; l'objet et l'installation restent. Un logiciel qui ne connaît qu'un client avec une adresse perd l'historique de l'installation à chaque changement de gérance. Plus de détails dans « ERP et CRM pour électriciens ».

Les prix du matériel vivent chez le grossiste. Un système qui fait gérer ses propres fichiers d'articles transforme le bureau en copiste de prix. Il devrait lire les catalogues.

La comptabilité est raccordée, pas remplacée. Le fiduciaire ne change pas de programme parce que le logiciel de l'entreprise est nouveau. Les raccordements dont dispose aujourd'hui elektro.box figurent sur la page Intégrations.

Des chiffres que personne ne peut vérifier

Les guides de digitalisation de l'artisanat citent volontiers des économies concrètes : tant et tant d'heures par semaine, un taux d'erreur passant de X à Y, un amortissement en trois à quatre mois. Ces chiffres sont donnés sans source, ils sont étonnamment ronds, et ils ne proviennent presque jamais d'une entreprise qui ressemble à celle du lecteur.

Une entreprise qui veut savoir ce que le changement lui apporte ferait mieux de mesurer deux choses sur elle-même, pendant deux semaines et sur papier :

• Combien d'heures de Regie par mois font l'objet de discussions parce qu'aucun Rapport signé n'existe ?
• Combien de temps faut-il pour retrouver le protocole de mesure d'une installation datant de cinq ans — et combien de fois la recherche se termine-t-elle par une nouvelle mesure ?

Ces deux chiffres, l'entreprise les connaît au bout de deux semaines ; ils valent pour elle et non pour une moyenne, et ils sont en même temps la justification de l'ordre ci-dessus.

Check-list

Six questions avant qu'une entreprise d'électricité se lance dans la digitalisation — à poser au fournisseur ou à sa propre démarche :

1. Le système connaît-il l'objet et l'installation séparément du client ?
2. La périodicité de contrôle figure-t-elle à l'installation, et le système se manifeste-t-il avant l'expiration du délai ?
3. Le monteur peut-il faire signer le Rapport sur place — même sans réseau à la cave ?
4. Les valeurs mesurées par circuit sont-elles saisies dans le Rapport, plutôt que sous forme de photo ?
5. Le protocole de mesure et le rapport de sécurité restent-ils à l'installation quand le mandat est clôturé ?
6. La facture arrive-t-elle dans la comptabilité existante, ou faut-il l'y saisir une seconde fois ?

Questions fréquentes

Par où une entreprise d'électricité commence-t-elle sa digitalisation ? Par les installations et leur périodicité de contrôle, pas par la facture. Le rapport de sécurité est le seul document de l'entreprise auquel est lié un délai fixé de l'extérieur — tout le reste peut être rattrapé.

Combien de temps dure la digitalisation d'une entreprise artisanale ? On ne peut pas y répondre sérieusement de manière générale, parce que cela dépend moins du logiciel que du nombre d'installations que gère l'entreprise et de la façon dont leurs documents sont aujourd'hui rassemblés. La saisie des installations est en règle générale la plus longue des quatre étapes, et la seule que personne ne puisse raccourcir.

Le changement exige-t-il des connaissances informatiques dans l'entreprise ? Pas pour l'utilisation. Pour la décision, si — mais ce ne sont pas des questions informatiques, ce sont des questions de métier : l'installation est-elle un enregistrement à part entière, la Regie reste-t-elle séparée du mandat, le dossier survit-il au mandat ?

La digitalisation de l'artisanat, est-ce la même chose qu'un nouveau logiciel ? Non. Un logiciel est l'outil ; la digitalisation est la décision de savoir où une information se trouvera à l'avenir et qui la saisit. Une entreprise qui ne répond pas à cette question a, après l'introduction, les mêmes bouts de papier — seulement plus chers.